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Presque toutes les entreprises modernes sont, d’une manière ou d’une autre, engagées dans l’automatisation des processus métier. L’introduction de scripts, de robots intelligents, de systèmes de gestion de la relation client, etc. offre des possibilités de développement des activités, d’augmentation des bénéfices et de réduction des coûts.
La règle cardinale
L’automatisation des processus est bénéfique pour les sociétés et les entreprises, mais seulement si elle est effectuée correctement. Pour la mettre en œuvre efficacement, il faut tenir compte de plusieurs nuances. La première règle, et la plus importante, est de ne pas automatiser ce qui ne fonctionne pas bien. Dans ce cas, il s’agira d’automatiser un désordre. Oui, le désordre commencera à se produire plus rapidement, mais ce n’est certainement pas le résultat que vous souhaitez obtenir lorsque vous mettez en œuvre des solutions informatiques pour votre entreprise. Vous ne devez automatiser les processus d’entreprise qu’après les avoir construits plus ou moins normalement. Si vous n’y êtes pas encore parvenu, l’automatisation ne vous sera d’aucune utilité. Les processus d’entreprise changeront constamment, il sera donc nécessaire de reconstruire l’automatisation à plusieurs reprises, ce qui signifie que vos coûts augmenteront.
Ce qu‘il faut prendre en compte lors de l’automatisation des processus d’entreprise
L’utilisation de solutions logicielles spécialisées vous permet d’automatiser de nombreuses opérations de routine, d’accélérer les processus et d’accroître la précision de leur exécution. Comme dans toute autre activité, une mauvaise approche de l’automatisation peut entraîner une perte de temps et d’argent.
Filio Force Inc. aborde un certain nombre d’aspects importants qui ont un impact sur le processus de mise en œuvre de l’automatisation.
- Formalisation détaillée des exigences. En l’absence d’un cahier des charges clair, le résultat ne sera pas à la hauteur de vos espérances. Pour éviter cela, vous devez décrire le fonctionnement actuel des processus et la manière dont vous envisagez leur fonctionnement après l’automatisation.
- Le texte du cahier des charges doit être compréhensible à la fois pour le client et pour le contractant. Il doit détailler toutes les étapes de la mise en œuvre du projet. Si vous souhaitez que votre système remplisse une fonction particulière, celle-ci doit être mentionnée dans le cahier des charges.
- N’oubliez pas les données des anciens systèmes. Sinon, il peut arriver que l’un des employés veuille trouver des informations, par exemple sur les ventes des cinq dernières années, mais qu’il n’y parvienne pas… Parce que ces informations ne sont tout simplement pas disponibles dans le nouveau système.
- Avant de lancer un nouveau système, veillez à former votre personnel à son utilisation.
- Lors de la mise en œuvre du système, n’oubliez pas de répartir les droits d’accès. Il ne faut pas que, dans le nouveau système, les employés aient le droit de s’attribuer un salaire.
- Le processus de transition de l’ancien système vers le nouveau doit être progressif et cohérent. Ainsi, il se déroulera sans heurts et sans perturbations majeures.
Exemples de processus pouvant être automatisés
- Contrôle des coûts. Les bons rapports et les bonnes mesures vous aideront à identifier les points où vous perdez de l’argent. Sur la base de ces données, vous serez en mesure de prendre les bonnes décisions de gestion pour réduire les pertes.
- Temps d’arrêt et retards. L’exécution d’un processus donné est divisée en étapes qui nécessitent un certain temps pour être achevées. Vous pouvez mesurer la durée d’une étape et comprendre pourquoi elle prend plus de temps. L’identification des retards, en particulier des retards anormaux, peut vous aider à optimiser le processus.
- Élimination des erreurs de remplissage. Les données sont introduites dans le système sous une forme strictement définie. L’intégrité des données est contrôlée. L’erreur humaine est éliminée.
- Processus complexes nécessitant un grand nombre de petites opérations différentes. Le programme les exécute beaucoup plus rapidement qu’un être humain, selon un algorithme défini de manière rigide.
- Calculs complexes. Par exemple, la détermination des itinéraires de livraison. Vous avez 5 véhicules et 100 commandes. Un programme spécial effectuera les calculs et vous proposera des options pour l’utilisation la plus efficace des moyens de transport.
Automatisation avec Filio Force entreprise
L’entreprise développe des logiciels sur mesure. En collaborant avec Filio Force Canada, vous obtiendrez un outil qui répond parfaitement à vos objectifs commerciaux, optimise les coûts, simplifie la gestion de l’entreprise, améliore le service à la clientèle et fait passer votre entreprise au niveau supérieur.